Prelucrare arhivistică

Procesul de prelucrare se poate desfășura fie la sediul companiei
dumneavoastră, fie la sediul Centrului General de Arhivare.
Prelucrarea arhivei se desfășoară conform prevederilor
Legii Arhivelor Naționale numărul 16/1996,
și a Ordinului 138/2013 și implică mai multe etape:

 

 

 

 

 

a) Fondarea
Delimitarea documentelor aparținând unui creator și stabilirea apartenenței documentelor la fondul arhivistic.

b) Sortarea si ordonarea
Gruparea unităților arhivistice în cadrul fondului după un criteriu stabilit (pe ani, cronologic, pe compartimente, pe probleme, alfabetic, etc.) conform nomenclatorului arhivistic.

c) Constituirea (dacă este cazul)
Aranjarea filelor în dosare, în ordine cronologică, respectiv actele mai vechi deasupra şi cele mai noi dedesubt.

d) Legătorie, copertare dosare
Legătoria/copertarea se realizează conform normelor legale aflate în vigoare şi standardelor cerute.

Etape:

• - îndepărtarea corpurilor metalice (ace, agrafe, şine de îndosariere);
• - perforare;
• - copertare;
• - legătoria cu sfoară (un dosar nu trebuie să depășescă 250 -300 file);
• - lipit etichete pe fața și cotorul dosarului;
• - scris conținutul dosarului pe etichete atât pe faţă, cât şi pe cotor, iar etichetele vor cuprinde: denumirea instituției, companiei; denumirea compartimentului sau al serviciului; conținutul pe scurt al dosarului; anii extremi; volumul; termenul de păstrare; indicativ nomenclator; numărul total de file.

e) Numerotare file
Filele se numerotează cu creionul în colțul din dreapta sus, iar pe ultima pagină a dosarului se certifică.

f) Inventarierea documentelor conform nomenclatorului
După ce unitățile arhivistice au fost ordonate și legate, acestea sunt luate în evidență.

• - întocmirea listelor de inventar a unităților arhivistice constituite;
• - inventarul se întocmește pe ani şi termene de păstrare conform nomenclatorului arhivistic;
• - inventarele întocmite vor fi predate către beneficiar pe suport de hârtie și suport electronic;
• - completarea registrului de intrări-ieșiri.

 

g) Selecţionarea documentelor/dosarelor cu termenul de păstrare expirat
Selecționarea reprezintă operațiunea în urma căreia se stabilește valoarea practică sau istorică a documentelor și se decide păstrarea sau eliminarea lor din arhivă. În stabilirea importanței documentelor se au în vedere termenele de păstrare ale documentelor prevăzute în nomenclatorul arhivistic, precum și normele în vigoare emise de către Arhivele Naționale.

Etape:

• - Întocmirea inventarelor pentru documentele selecţionate;
• - Pregătirea documentaţiei pentru Arhivele Naţionale;
• - Predarea inventarelor de selecţionare + documentaţia
  necesară la Arhivele Naţionale.
•  

 

 

 

 

 

Important: Procesul de eliminarea și scoatere din evindeță a documentelor cu termen de păstrare expirat se poate realiza doar după obținerea avizului din partea Arhivelor Naționale.

h) Așezarea în cutii de arhivare
- Opțional, documentele se așează în cutii destinate păstrării unităților arhivistice.
- Centrul General de Arhivare folosește doar cutii de arhivare standard.
- Cutiile vor fi etichetate cu: tipul de document, anul, numărul de inventar.

i) Organizarea pe raft
- Cutiile se ordonează pe raft în funcție de ghidul topografic al arhivei, care cuprinde numerotarea rafturilor și rândurilor pe compartimente și termene de păstrare. Această formă de organizare facilitează o identificare rapidă a documentelor în arhivă.
- Aşezarea documentelor pe rafturi la beneficiar se realizează pe compartimente și în cadrul compartimentelor pe termene de păstrare.